市が発出する文書への公印押印の見直しについて

公文書への公印押印を見直します

公印押印事務の簡素化、効率化及びデジタル化等への対応を図るため、市が発出する公文書のうち、公印を押印する文書を限定することにしました。公印の押印がなくても、公文書の効力に変わりはありません。公印を押印しない文書に関してはメール等にて送付する可能性がありますのでご了承ください。

押印省略の場合の書式について

公印を押印しない文書には、発信者名の下に”（公印省略）”と記載します。また、文書には従来どおり”文書番号”、”担当者名”、”連絡先”等を記載し、市が発出している文書であることを明確にします。

実施時期

令和8年（2026年）7月1日以降に発出する文書について適用します。

公印を押印する文書

次に該当する文書は、今後も公印を押印して発出します。

公印を押印する文書

種類	具体例	考え方
法令等により公印を押印することが義務付けられているもの	契約書、法令様式で「印」があるもの　など	法令遵守の文書を施行する必要があるため。
相手方の権利義務又は法的地位に重大な影響を及ぼすもの	許認可の通知書、命令取消の通知書、改善命令書、納税通知書、還付通知書、督促状、協定書、覚書、辞令、任命書、委嘱状、委任状、補助金返還命令、行政財産の目的外使用許可書　など	許認可のように相手方だけでなく、その内容を信頼して行動する第三者にも影響を及ぼすものがあることなどから、誰でも文書の真正性を確保できるよう配慮することが必要なため。 納税通知書のように相手に義務を課すものは、相手方がその真正性を疑うことも想定されることから、真正性を確保できるよう配慮することが必要なため。
事実証明に関するもの	身分証、受給者証、福祉関係証明書、寄附受領書、住民票、所得証明書　など	第三者に示す必要がある文書については、当該第三者がその文書の真正性を容易に判断できるよう配慮することが必要なため。
儀礼的に公印を押印すべきもの	表彰状、感謝状　など	市として相手方に敬意を示すために従前どおりの方法で実施することが必要なため。
その他公印が必要と決裁権者が認めるもの		事務の性格や特別な事情により、公印押印が必要と判断される場合もあると想定されるため。

 

公印を押印しない文書

公印を押印せずに発出する文書の例は、次のとおりです。

• 説明会、各種会議等の開催案内、簡易な通知文書、定例的な報告文書
• 公の施設の使用許可書（重要なものは除く）
• 後援名義の使用許諾通知書
• 届出等の受理通知書
• 照会文書、回答文書、アンケート調査その他依頼文書
• 案内状、挨拶状、資料等の送付状
• 補助金、助成金等の交付決定通知書、額の確定通知書
• 見積通知書、監督員選任通知書

※上記に該当する文書であっても、必要に応じ、公印を押印して発出する場合も考えられますので、担当課にご相談ください。

※上記文書をオンラインで発出するため、メールアドレス等を聞き取る場合もありますので、ご了承ください。